學 校檔案室是存儲、管理各類檔案（如學生檔案、教職工檔案、教學檔案、行政檔案、基建檔案等）的核心場所，其建設需兼顧安全性、規范性、實用性，并符合檔案室建設標準及要求及教育行業相關標準（如《檔案館建筑設計規范》GB 50345-2018、《高等學 校檔案管理辦法》教育部令第 27 號等）。以下從核心要素展開具體說明：

一、建設目標

1.合規性：滿足檔案長期安全保管要求，符合國 家檔案管理、教育行業檔案建設的法規標準。

2.功能性：實現檔案的收集、整理、存儲、查閱、數字化管理等全流程高效運轉。

3.安全性：通過硬件設施和管理制度，防范火災、潮濕、蟲鼠、盜竊等風險，保障檔案實體與信息安全。

4.擴展性：預留未來 3-5 年檔案增量空間，適應規模擴大或檔案類型增加的需求。

二、選址與布局設計

1. 選址要求

環境適配：遠離火源（如食堂、鍋爐房）、水源（如衛生間、水池）、污染源（如實驗室、化學存放區）及強磁場（如配電室、大型電機）。

物理條件：優先選擇中間樓層（避免底層潮濕、頂層高溫），樓層承重≥5kN/㎡（尤其是使用密集架時）；墻體、地面無滲漏，結構堅固。

交通便利：靠近行政辦公區或教學區（方便各部門移交檔案），但需相對獨立，減少無關人員干擾。

2. 功能區布局（按 “分區管理、動線合理” 原則）

檔案室需劃分核心功能區和輔助功能區，面積根據規模調整（小型學 校約 50-100㎡，大中型學 校 100-300㎡）：

檔案庫房:核心存儲區，存放各類檔案;占總面積 60%-70%；與其他區域物理隔離，僅管理員可進入；設置雙開門（鋼質防火門），門向疏散方向開啟。

查閱室:提供檔案查閱服務;緊鄰庫房但獨立（避免直接進入庫房）；設閱覽桌椅、電腦（電子檔案查閱）、復印設備；配備身份核驗臺。

整理室:檔案接收、整理、裝訂、修 復;設工作臺（≥1.2m 寬）、工具柜（存放裝訂機、檔案盒、修 復材料）；配備檔案消毒設備（如臭氧消毒機）。

辦公室:日常管理、檔案編目、系統操作;存放管理軟件、檔案目錄、統計報表；與整理室相鄰，方便工作銜接。

特藏區（可選）:存放珍貴檔案（如校史文物、老照片）;獨立小庫房，配備恒溫恒濕柜、防磁柜（若有磁性載體）、防光展示柜。

三、核心功能區建設細節

1. 檔案庫房（核心中的核心）

存儲設備：

檔案柜：優先選擇防磁鐵皮柜（適合紙質檔案）或手動 / 電動密集架（節省空間，適合檔案量大的學 校），柜高≤2.4m，與地面間距≥10cm（防潮），柜間通道寬≥0.8m（單人通行）或 1.2m（雙人）。

分類存儲：按檔案類型分區（如學生檔案區、教學檔案區），柜外貼標簽（年度 + 類別 + 編號），便于快 速定位。

環境控制：

溫濕度：紙質檔案需控制在溫度 14-24℃，相對濕度 45%-60%，配備恒溫恒濕一體機（精度 ±2℃、±5% RH），加裝溫濕度記錄儀（實時監控，數據留存 1 年以上）。

防光：窗戶安裝防紫外線窗簾或磨砂玻璃，庫房內用 LED 防紫外線燈（色溫≤5000K），避免陽光直射檔案。

通風：加裝新風系統（帶活性炭濾網，過濾粉塵和有害氣體），每月通風 1-2 次（選擇低濕度時段）。

安全防護：

防火：安裝煙感 + 溫感報警器（與學 校消防系統聯動），配備潔凈氣體滅火器（如七氟丙烷，禁用干粉 / 水基型，避免損壞檔案）；電路穿金屬管，禁用明火。

防盜：安裝指紋門禁（僅管理員授權）、360° 監控攝像頭（24 小時錄像，存儲≥30 天），庫房門窗為鋼質，窗戶加裝防盜網。

防蟲防鼠：定期投放樟腦丸（透氣布袋裝，不直接接觸檔案），墻角安裝防鼠板（高≥60cm），地面縫隙密封（防止蟲鼠鉆入）。

2. 查閱室

配置閱覽桌（帶隔板，保護隱私）、電腦終端（安裝檔案管理系統客戶端，僅可查閱電子目錄或掃描件）、自助復印設備（帶水印功能，防止檔案信息外泄）。

設立查檔登記制度：需憑有效證件登記，涉密檔案需部門審批，禁止帶出查閱室。

3. 整理室與數字化區域

整理工具：配備全自動裝訂機、檔案盒（無酸紙質，避免腐蝕）、修復套裝（用于破損檔案修補）。

數字化設備：高速掃描儀（支持 A3/A4，分辨率 300dpi，自動進紙）、服務器（存儲電子檔案，需 raid 備份）、檔案凈化艙、除塵凈化整理臺（接收檔案時先消毒，防止帶入霉菌 / 蟲卵）。

四、檔案數字化建設

學 校檔案需逐步實現 “實體 + 電子” 雙套制管理，核心包括：

1.管理系統：采購或定制檔案管理系統，功能涵蓋：

檔案錄入（自動生成檔號、目錄）；

檢索（按姓名、學號、年度、類別等多維度查詢）；

權限管理（區分管理員、教師、學生權限）；

電子檔案歸檔（符合《電子檔案管理暫行辦法》，帶電子簽章）。

2.數據安全：電子檔案需本地服務器 + 云端備份（異地備份，防止硬件故障丟失），定期檢測數據完整性（每年 1 次）。

五、管理制度建設

1.日常管理制度：

庫房出入登記（僅管理員進入，記錄時間、事由）；

檔案接收：各部門按學期 / 年度移交檔案（附移交清單，雙方簽字）；

借閱制度：明確借閱期限（學生檔案 7 天）、禁止涂改 / 勾畫，逾期追責。

2.人員職責：

設專職檔案管理員，需參加檔案管理培訓（持證上崗）；

管理員職責：定期檢查庫房環境、維護設備、更新電子目錄、組織檔案鑒定（超過保管期限的按規定銷毀）。

應急預案：制定火災、水災、蟲災等突發情況處理流程（如火災時優先轉移特藏檔案，水災時用防水布覆蓋檔案柜）。

六、預算與合規性

預算構成：場地改造（地面防潮、墻體加固）、設備采購（檔案柜、恒溫恒濕系統、數字化設備）、系統開發、年度維護（設備檢修、耗材更換），小型學 校約 10-20 萬元，大中型學 校 30-80 萬元。

合規驗收：建設完成后需對照《高等學 校檔案管理辦法》或《中小學檔案管理辦法》自檢，必要時邀請當地檔案局驗收，確保符合檔案保管要求。

學 校檔案室建設的核心是 “以檔案安全為前提，以高效利用為目標”，需結合自身規模（小學、中學、高校）和檔案特點（如高校科研檔案多，中小學學生檔案流轉頻繁）靈活調整，實現檔案的長期保存與便捷利用。